院教 [2009]80号
各院、系：
教务处于 11月20日、24日对2009届本科毕业生毕业论文（设计）组织管理及存档情况进行了检查。现对检查情况通报如下：
一、总体情况：
本次毕业论文（设计）工作检查涉及到了文学院、外国语学院、数学与数量经济学院、计算机学院、物理与电子信息学院、化学与生命科学学院、经济与管理学院、艺术学院等八个学院，教育与心理科学系因未完成搬迁，没有参加本次检查。
根据《湖北第二师范学院本科毕业论文（设计）管理工作水平评估方案》，学校重点检查了毕业论文（设计）的选题与开题管理工作、指导教师管理工作、论文答辩组织管理工作、综合管理工作、论文文本的格式、材料册的规范性、论文材料存档等方面的工作。
从检查情况来看，各院、系论文答辩组织管理工作和论文材料存档工作做得比较好；而论文撰写和指导的过程管理工作和指导教师队伍的建设和管理工作是我们目前毕业论文（设计）组织工作的两大薄弱环节。
总体上看，外国语学院管理工作扎实有序，工作环节规范，学院重视并狠抓过程管理，且有创新、有特色，值得肯定和推广。数学与数量经济学院、经济与管理学院的工作环节比较规范，能较好地对照《湖北第二师范学院本科毕业论文（设计）管理工作水平评估方案》的要求，逐项进行自查和材料准备工作。
二、在本次论文（设计）工作检查中，值得肯定的主要方面：
1.各院、系基本能按照教务处的要求完成2009届本科毕业生毕业论文（设计）的撰写和答辩的组织工作。各院、系均成立了毕业论文(设计)工作领导小组，制定了相应的工作计划并统一安排、布置毕业论文(设计)工作任务；组织毕业论文(设计)答辩工作，总结了本院、系毕业论文(设计)工作，并向学校推荐评审了“校优秀毕业论文(设计)”，并参加了“省级优秀论文”的推荐和评审工作。
2.各院、系均按要求组织了选题与开题工作。部分院系还专门组织了毕业论文写作专题讲座。
3.各院、系能够按照规定要求完成论文指导、答辩、评分等工作。指导教师基本能按要求指导学生进行开题；采取多种形式检查学生的工作进度和质量，及时解答和处理学生提出的有关问题；指导学生按规范要求正确撰写毕业论文(设计)，并写出评语、评定成绩。
4.各院、系均将论文初稿、定稿、、材料册和学生工作日志进行了存档。并对学校有关毕业论文（设计）的相关文件整理后按要求进行了归档。
三、在本次论文（设计）工作检查中，存在的主要问题有：
1.部分院、系领导对毕业论文（设计）工作的重视不够，个别院、系未针对本院、系实际情况制定相应的工作计划和实施细则，也未采取强有力的措施保证毕业论文（设计）工作的正常进行。
2.选题与开题管理工作方面：
①部分院、系未建立毕业论文（设计）选题库，或者已建立了但选题更新率未达到10%的要求；
②毕业论文选题册或毕业论文题名册未整理存档；
③部分院系缺少对学生论文写作的专题讲座和开题指导，或者进行了指导但无工作记录。
④开题报告的规范性不够，部分开题报告缺审核意见及签名。
3.论文的写作指导工作方面：
①部分院、系毕业论文（设计）指导生师比不达标（大于8），
②论文（设计）指导教师职称不达标，有讲师以下职称的教师担任指导教师；
③论文的指导记录填写不规范，部分填写得过于简单，无法反映论文指导工作的实际；部分指导记录是由学生撰写的，教师签名；部分指导记录是由学生誊写的，教师签名；
④论文指导学术评价规范性不够，部分指导教师对论文的评语针对性不强，没有按照教师评语的规范要求来评定。
⑤论文工作日志的填写较简单，部分无指导教师的评阅意见和签名。
4.论文答辩组织管理工作方面：
①答辩时提问的质量不高、数量不够（至少三个问题），
②答辩记录过于简单，规范性不够，字迹较潦草。
5.综合管理工作方面：
①各院、系均制定了毕业论文（设计）工作管理规定和计划，但有的院、系未按要求存档；
②部分院、系缺少对毕业论文工作的质量监控措施和中期检查，或有检查但无检查记录；
③部分院系未对毕业论文工作进行详实的总结。
6.文件归档方面：
①论文文本、材料册及学生工作日志均按要求存档，但学校本科毕业论文（设计）工作工作的相关通知、院、系开展本科毕业论文（设计）工作工作的计划、工作小组名单、指导教师名单和相关资料、选题库、学生选题汇总表、答辩记录、各种会议纪要、论文成绩汇总表、论文工作中期检查材料、工作总结、评选优秀论文的相关材料和通报等等文件未整理完整。
②材料的存档和数据的统计有的是以院、系为单位统计的，有的是以专业为单位统计的，建议都以专业为单位进行统计和整理。
四、需要注意的几个问题：
1.各院、系要熟悉毕业论文（设计）工作的流程和学校的整体工作要求。如对选题库的更新率的要求、对选题的重复率的要求、对指导教师的要求（职称及指导数量）、对论文的存档要求等。一定要严格执行毕业论文（设计）工作规范，作好毕业论文工作。在此基础上，充分发挥主观能动性，积极探讨提高毕业论文（设计）质量的新途径和新方法，要有自己的特色。
2.各院、系要加强毕业论文（设计）工作的过程管理。提高本科毕业论文（设计）工作的质量，首先要抓好对毕业论文指导教师的培训和管理，明确任务，规范各工作环节。在选题、开题、完成初稿、完成定稿等各个环节都要进行监控，明确工作要求、统一思想、反馈学生完成的情况，整个过程的进行都要在院、系的掌握和控制下进行。不少院、系忽视了这一步，导致学校和院、系对本科毕业论文（设计）工作的要求不能很好的贯彻，五花八门，很难统一。希望各院、系都能摸索出适合自己的经验和办法，加强对本科毕业论文（设计）工作工作各环节的控制和管理，进而提高本科毕业论文（设计）工作的质量。
3.向其他高校学习。每年各院、系都会推荐专家参加省级优秀论文的评选，有机会了解其他高校毕业论文的水平。大家要珍惜和主动争取这样的机会，每个专业要尽可能推荐专家参加评选。一来可以开阔眼界，二来可以了解我校和其他高校的差距，反过来指导和加强我们的本科毕业论文（设计）工作。
4.存档时要注意材料的完整性，欠缺的文件和材料应及时补齐，对不规范部分予以修改和更正。
各院、系毕业论文组织管理及存档中的具体情况将分别下发（见《各院、系2009届本科毕业论文（设计）工作检查情况反馈》）。请各院、系对2009届本科毕业生毕业论文（设计）工作及档案材料中尚不规范的地方集中进行整改，并在2010年3月31日前提交整改自查报告。
希望各院系之间加强联系，互相学习借鉴，使毕业论文（设计）工作更加规范、有序。
教务处
2009年12月30日